广东技术师范大学会计档案管理办法

（文号：广师大〔2019〕534号，施行时间：2019年11月15日）

 

第一条 为了加强会计档案管理，统一会计管理制度，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，结合本学校的实际情况，制定本办法。

第二条 财务处及后勤财务部门，应当依照本办法管理会计档案。

第三条 学校财务处和学校档案管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。

第四条 财务处必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

第五条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据。具体包括 ：

（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。

（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告，预算报表。

（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

（五）每月营业税、个人所得税纳税申报表及企业所得税申报表。

第六条 各校区会计岗位形成的会计凭证等资料，要定期移交给本部财务处。每月月终，要专人负责收集整理各校区财务岗位的会计凭证和会计资料，按规范化的要求整理立卷、编号、装订成册，编制会计档案保管清册，集中保管。
    年度决算后，对会计凭证、会计报表、会计账簿、财务预算决算和重要的经济合同等会计资料，收集齐全，编制目录、装订成册、立卷归档。

当年形成的会计档案，在会计年度报告终了后，可暂由财务处指定专人保管一年，期满之后，应编制移交清册，移交学校档案部门统一保管；出纳人员不得监管会计档案。

移交学校档案部门保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封整理的，档案部门应当会同财务处和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

第七条 各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经财务处负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

财务处及档案室应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。档案借阅手续如下：

（一）本校工作人员需查阅本部门经济活动有关的会计档案，须经本部门负责人批准，经财务处长同意，非所属部门的会计档案，不予借阅。

（二）借阅会计档案者，不得将档案带离财务处。确需复印或外借必须经财务处长或校长批准，并详细登记调阅的档案名称、调阅日期、调阅人员的姓名、工作部门、归还日期等。

（三）外单位人员借阅会计档案，必须持有介绍信，并经财务处长同意，校领导批准方能借阅或复制。

（四）借阅档案人员必须爱护档案，保持档案的完整及清洁，不得损坏、丢失涂改，违者按情节轻重给予批评教育直至追究责任。

第八条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类（见附表）。
会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

第九条 本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。

各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。

第十条 保管期满的会计档案，除本办法第十一条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：

（一）由学校档案部门会同财务处提出销毁意见，编制《会计档案销毁清册》，列明销毁会计档案的名称，卷号，册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

（二）学校校长在《会计档案销毁清册》上签署意见。

（三）销毁会计档案时，应当由学校档案部门、人事处、保卫处、财务处和审计处共同派员监销。

（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列的内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应在会计档案销毁名册上签名盖章，并将监销情况报告学校负责人。

第十一条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证应该保存至事项完成为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管中列明。正在项目建设期间的建设档案，其保管期满的会计档案不得销毁。

第十二条 采用电子计算机进行会计核算的，应当保存打印出的纸质会计档案。如有可能，财务处应把会计电算化核算等档案资料，按年度用磁盘或光盘等磁质性介质备份保存会计档案。

第十三条 合并、撤销单位的会计档案，应根据不同情况，分别移交给并入单位上级主管部门或主管部门指定的其他单位接收，并由交接双方在移交清册上签名盖章。

第十四条 部门或个人之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。

（一）移交会计档案的部门，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。

（二）交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

第十五条 会计工作人员工作调动或者因故离职，必须将本人所分管的会计工作全部移交给接替人员。没有办清交接手续不得调动或离职。会计人员办理移交手续前，必须及时做好以下工作：

（一）已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的，应当填制完毕。

（二）整理应移交的各项资料，对未了事项写出书面材料。

（三）《编制移交清册》，列明应当移交的会计凭证、会计账簿、会计报表、印章、现金、有价证券、支票簿、发票、文件、税务报表、其他会计资料和物品等内容；实行会计电算化的单位，从事该项工作的移交人员还应在移交清册中列明会计软件及密码、会计软件数据磁盘（磁带）等及有关资料、实物等内容。

第十六条 学校所有会计档案不得携带出境。

第十七条 预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。
    第十八条  本办法由财务处负责解释。

第十九条  本办法自发布之日起开始施行，之前发布施行相关制度与本办法中规定不一致的，以本办法规定为准。原《广东技术师范学院会计档案管理办法》（广师院〔2007〕301号）同时废止。

附表1.企业和其他组织会计档案保管期限表

附表2.财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附表1

企业和其他组织会计档案保管期限表

 

序号	档案名称	保管 期限	备  注
一	会计凭证类
1	原始凭证	15年
2	记账凭证	15年
3	汇总凭证	15年
二	会计账簿类
4	总账	15年	包括日记总账
5	明细账	15年
6	日记账	15年	现金和银行存款日记账保管25年。
7	固定资产卡片		固定资产报废清理后保管5年。
8	辅助账簿	15年
三	财务报告类		包括各级主管部门汇总财务报告。
9	月、季度财务报告	3年	包括文字分析。
10	年度财务报告（决算）	永久	包括文字分析
四	其他类
11	会计移交清册	15年
12	会计档案保管清册	永久
13	会计档案销毁清册	永久
14	银行余额调节表	5年
15	银行对账单	5年

附表2.

 

财政总预算、行政单位、事业单位和
税收会计档案保管期限表

 

序号	档案名称	保    管  期  限			备    注
		财  政 总预算	行政单位事业单位	税收 会计
一	会计凭证类
1	国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证	10年		10年
2	各收入机关编送的报表	10年
3	行政单位和事业单位的各种会计凭证		15年		包括：原始凭证、记账凭证和传票汇总表。
4	各种完税凭证和缴、退库凭证			15年	缴款书存根联在销号后保管2年。
5	财政总预算拨款凭证及其他会计凭证	15年			包括：拨款凭证和其他会计凭证。
6	农牧业税结算凭证			15年
二	会计账簿类
7	日记账		15年	15年
8	总   账	15年	15年	15年
9	税收日记账（总账）和税收票分类出纳账			25年
10	明细分类、分户账或登记簿	15年	15年	15年
11	现金出纳账、银行存款账		25年	25年
12	行政单位和事业单位固定资产明细账（卡片）				行政单位和事业单位固定资产报废清理后保管5年
13	财政总决算	永久

续表

 

序号	档案名称	保    管  期  限			备    注
		财  政 总预算	行政单位事业单  位	税收 会计
14	行政单位和事业单位决算	10年	永久
15	税收年报（决算）	10年		永久
16	国家金库年报（决算）	10年
18	财政总预算会计旬报	3年			所属单位报送的保管2年
19	财政总预算会计月季度报表	5年			所属单位报送的保管2年
20	行政单位和事业单位会计月、季度报表		5年		所属单位报送的保管2年
21	税收会计报表（包括票证报表）			10年	电报保管1年，所属税务机关报送的保管3年
三	其他类
22	会计移交清册	15年	15年	15年
23	会计档案保管清册	永久	永久	永久
24	会计档案销毁清册	永久	永久	永久

 注：税务机关的税务经费会计档案保管期限，按行政单位会计档案保管期限规定办理。