广东技术师范大学党政公文处理办法
（2019年修订）
（文号：广师大党委〔2019〕76号，施行时间：2019年6月24日）
第一章 总则
第一条 根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）、《教育部公文处理规定》（教办〔2013〕7号）以及中央、省委有关文件规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于学校及各单位的公文处理工作。各单位涵盖各二级党组织、机关各职能部门、各教学教辅单位、科研机构、附属机构。
第三条 广东技术师范大学公文（以下简称“公文”）是学校党政实施领导、履行职务、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书；是学校传达贯彻党和国家的方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第六条 公文处理工作应与时俱进，有效利用好OA等现代化网络信息技术，进一步提高办文效率、质量和水平。
第七条 党委办公室和校长办公室是公文处理的职能部门，负责对各单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。
第八条 各单位党政一把手是本单位公文处理的第一责任人，党政办公室负责本单位公文处理的具体工作。
第二章 公文种类和格式
第九条 学校常用的公文种类包括决议、决定、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等。
第十条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
第十一条 以学校党委、行政、纪委、保密委员会、学术委员会、党委办公室、校长办公室、纪委办公室名义印发的上行文与下行文，使用“发文单位名称+文件”的红色公文首页。以其它单位名义印发的上行文与下行文可使用印有单位全称的红色公文首页。
各单位印发的平行文，使用印有单位全称的信函式红色公文首页。
第十二条 发文字号由发文单位代字、年份和发文顺序号组成，不编虚位（即1不编为01）。联合行文时，使用主办单位的发文字号。以学校党委、行政、纪委、保密委员会、学术委员会名义印发的公文，由相应办公室负责统一编号管理。
第三章 行文规则
第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况确需越级行文的，应当同时抄送被越过单位。
第十四条 学校公文应当遵照以下规定:
（一）上行文。向上级单位的行文，一般用请示、报告等文种。
1. 上行文原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。
2.“请示”与“报告”不能混用，请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
3. 除上级单位主要负责人直接交办的事项和必须直接报送的事项外，原则上不得以学校名义向上级单位负责人报送公文，不得以学校领导个人名义向上级单位及领导报送公文。
4. 受双重领导的单位向一个上级单位行文，必要时抄送另一个上级单位。
5．学校内部各单位的上行文，主要包括需要向学校领导正式报告的重要事项或需要学校统筹解决的重要请示。并根据实际分别抄送学校党委办公室或校长办公室。
（二）下行文。对下级单位的行文，一般用通知、通报、意见、决定、批复等文种。
1. 以学校名义下发的公文，涉及多个单位职权范围内的事务，相关单位之间应协商一致后方可行文，未经协商一致行文的，将责令纠正或撤销。
2. 党委办公室和校长办公室根据授权可以向各单位行文。
3. 特别重要的下行文应当根据需要抄送直接上级单位和相关单位。
（三）平行文。同级或者不相隶属的单位之间行文，一般用函、意见、通知等文种。
1．各职能部门在各自职权范围内，一般采用函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项。
2．各职能部门在各自职权范围内，业务工作安排一般采用通知的形式发布。
3．明确属于某特定职能部门职权范围内的具体问题，发函单位直接报送相关职能部门。
第十五条 除党委办公室、校长办公室、纪委办公室、保密委员会外，其他单位原则上不得对外单位正式行文。中国教育工会广东技术师范大学委员会和共青团广东技术师范大学委员会，根据各自所属群团组织内的有关规定行文。
第四章 公文拟制
第十六条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第十七条 公文起草应遵循以下基本原则：
（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。
（四）文种正确，格式规范，表述准确。
（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（六）公文涉及其他单位职权范围内的事项，起草单位必须格履行《广东技术师范大学规章制度管理办法》等有关规定，认真征求相关单位意见。
第十八条 公文起草应注意的相关事项：
（一）各单位需以学校名义行文的，应提前会知学校党委办公室或校长办公室。
（二）起草单位应完整填写发文稿纸，拟稿人签名并经主要负责人审核，且在对应的发文稿纸上签署意见，相关单位会签后，连同规范格式的公文正文、附件，一并报送党委办公室或校长办公室，按规定程序审核及处理。
（三）严格控制公文篇幅，倡导“短实新”文风。除综合性文件外，一般不阐述形势、意义、工作原则等内容。学校印发的政策性文件原则上不超过10 页(5000字)。综合报告一般在5000 字以内，专项报告一般在3000 字以内。
（四）大力精简文件，从严压减发文数量，避免重复发文。
（五）公文公开属性类别包括：主动公开、依申请公开、不予公开。以公开为原则，不公开为例外。
（六）涉密公文的草拟，必须在符合保密管理要求的涉密计算机上处理，并按有关要求采取保密措施。
第十九条 各单位按各自业务职责范围，对以下公文内容进行重点审核：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文单位意图；是否与现行有关公文有机衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
（三）涉及有关单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致。
（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地点、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范、准确；附件是否齐备、题目是否一致。
（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
第二十条 党委办公室、校长办公室坚持“双校双审”制度，严格对文件进行把关，避免出错。各单位起草文稿后应进行严格校对、审核，党委办公室秘书科、校长办公室秘书科分别负责对各单位提交的文稿进行全面校对、审核，党委办公室主任、校长办公室主任进行第二次校对、审核后报分管校领导会签，分管校领导会签后相应报党委书记或校长签发。
第二十一条 建立发文退稿机制。凡不通过第十九条规定的重点审核的，党委办公室或校长办公室退回报送单位，重新拟制。
第二十二条 以学校名义印发的公文，必须由学校主要领导签发，另有规定的除外。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期。联合发文由所有联署单位的主要负责人会签。
第五章 公文办理
第二十三条 公文办理包括线上OA系统办文和线下传统纸质办文两种方式，涵盖收文办理、发文办理和公文归档。
第二十四条 收文办理包括线上收文办理和线下纸质公文办理。
（一）线上收文办理程序：
1.签收与呈批。党委办公室机要科负责线上公文的收文工作，对收到的公文逐件上传至OA系统，标明公文的主要信息，设置督办提醒时间，并按职责分工呈党委办公室或校长办公室批转。
2.批转。党委办公室或校长办公室负责线上公文的批转工作，批转时结合学校领导职责分工和部门职责，写明具体批转意见，呈请校领导批示，同时批转相关单位。
3.批示。由校领导根据文件要求和具体工作需要作出具体批示意见。
4.承办。相关单位应及时登录OA系统阅文，根据学校领导批示意见办理相关事项，并注明承办意见；需两个以上单位协同办理的，学校领导批示中第一承办单位一般为牵头单位。
5.督办。根据文件要求，党委办公室或校长办公室及时提醒承办单位按时办结。
6.归档。文件全部流程完成后，由党委办公室机要科负责文件的归档工作。
（二）线下纸质公文办理程序：
1．签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。
2．登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。
3．初审。对收到的公文应当进行初审，经初审不符合规定的，应当及时退回来文单位并说明理由。
4. 批示。由校领导根据文件要求和具体工作需要作出具体批示意见。
5. 承办。相关单位根据学校领导批示意见办理相关事项，并注明承办意见；需两个以上单位协同办理的，学校领导批示中第一承办单位一般为牵头单位。
6. 督办。根据文件要求，党委办公室或校长办公室及时提醒承办单位按时办结。
7．归档。文件全部流程完成后，由党委办公室或校长办公室负责文件的归档工作。
第二十五条 发文办理的主要程序：
（一）复核。经学校领导签发后的公文在印发前须经党委办公室或校长办公室复核。
（二）登记。对复核后的公文，确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。
（三）核对。由主办单位对公文清样进行核对，并签名确认。如有疑义再复审。
（四）印制。因存档和呈送需要只印制少量纸质公文，不印制普发性纸质公文。
（五）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。
（六）电子公文发布。除内部文件外，一般通过网络平台发文。
第二十六条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站，或者收发件机关机要收发人员进行传递。通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
第二十七条 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及学校档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。
第六章 公文管理
第二十八条 学校建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。
第二十九条 涉密公文由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的单位或者其上级单位决定。学校内部文件的制作、使用和管理均严格按照涉密文件要求执行。
第三十条 涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由学校保密办公室确定。
第三十一条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经学校保密办公室审批。需阅读涉密公文的同志应当到机要阅文室阅读。涉密级公文严禁自行复制、翻印、扫描、拍照、摘抄、传输、汇编等。
第三十二条 应当按照发文单位界定的范围印发传达公文；需要变更的，应当经发文单位批准。
第三十三条 公文的撤销和废止，由学校根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视作自始无效；公文被废止的，视作自废止之日起失效。
第三十四条 涉密公文的清退或者销毁由学校保密办公室按有关规定执行。
第三十五条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销、不泄密。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第三十六条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理后按有关规定移交学校档案馆。
工作人员在调岗、轮岗、退休时，所在单位应当督促其将借阅、暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退、归还。
第七章 责任问究
第三十七条 学校建立党政公文办文质量通报制度，坚持“谁办文，谁负责”原则，公文处理不当而给学校造成损失或不良影响的，按以下办法追究责任。
（一）应知而不知的，拟文单位负主要责任；
（二）关键信息、专业数据（含专业术语、参数、数量等）及专业语意表述出现错误的，拟文单位负主要责任；
（三）公文正式核发后，如出现关键信息与学校党委全委会（常委会）、校长办公会议纪要不一致的，党委办公室或校长办公室负主要责任。
第八章 附则
第三十八条 本细则由党委办公室、校长办公室负责解释。
第三十九条 本细则自发布之日起施行。原《广东技术师范学院党政公文处理办法（2016年修订）》（广师院〔2016〕423号）同时废止。
