第一章 总则

第一条 为更好地开展我校国际合作与交流活动，规范我校举（承）办国际会议的管理，根据上级有关文件要求，结合我校实际，制定本规定。

第二条 国际会议指与会者来自三个或三个以上（含我国）的国家，主要包括：国际组织委托中国有关机构举行的年会、例会及其它会议；综合性国际组织在华举办的各类会议；涉及某一专门学术领域或是为某一课题举办的国际研讨会。

第二章 申请及审批管理

第三条 举（承）办国际会议须按外事审批程序请示。国际交流与合作处是申报国际学术会议的归口管理单位，凡我校主办或承办的国际会议，均应通过我校国际交流与合作处统一报批。

第四条 申报单位要进行前期调研，根据工作重点和实际需要制定举办国际会议的年度计划。申报单位应提前7个月提出申请，填写《广东技术师范大学举（承）办国际（双边、粤港澳台）会议申报表》（见附件1），并参照《广东技术师范大学关于举（承）办国际（双边、粤港澳台）会议的请示（模板）》（见附件2）提交请示报告，送国际交流与合作处初审后报学校领导审批。

第五条 申请经学校领导批准后，由国际交流与合作处报送省主管部门审批备案，获批准后，方可举（承）办国际会议。

第六条 省主管部门批复下达后，会议筹备委员会（组）负责向参加会议的国（境）外与会专家发送会议通知和邀请信，向学校各相关部门（如保密委员会、保卫处）提供会议的相关资料，做好相关会务的各项筹备工作。

第三章 经费管理及纪律要求

第七条 举（承）办国际会议应遵循“谁主办谁负责，内紧外松，内外有别，既确保国家秘密安全，又有利于对外交往”保密原则。

第八条 会议结束后，主（承）办单位将会议总结及相关照片等材料收集、整理、立卷后提交到国际交流与合作处，以便上报省主管部门并交学校档案馆存档。

第九条 举（承）办国际会议经费的使用按《在华举办国际会议经费管理办法》（粤财行〔2015〕398号）执行。

第四章 附则

第十条 举办双边及港澳台会议参照本规定执行。

第十一条 本规定由国际交流与合作处（港澳台事务办公室）负责解释。

第十二条 本规定自发文之日起施行。原《广东技术师范学院举（承）办国际学术会议的管理规定》（广师院〔2016〕403号）同时废止。