第一章 总 则
第一条 为适应学校学生档案管理工作的需要，实现学生档案管理的动态化、标准化、规范化、科学化，确保学生档案的安全，充分发挥学生档案在学生管理工作中的作用，根据《档案法》、教育部《高等学校档案管理办法》并结合我校实际情况，特制定本办法。
第二条 学生档案，是指记载学生在校期间的思想、学习、工作、生活、遵守校规校纪和法律法规等情况的原始材料，是全面考察了解学生在校表现的主要依据。
第三条 学生档案工作是学校档案工作的重要组成部分。学生档案种类多，流动性强，利用率高，工作量大，为加强管理，学校档案馆下设学生档案室统一管理全校学生档案，确保学生档案的真实、完整、准确、规范、安全。
第四条 学校应加强对学生档案工作的领导，学生档案形成部门，分管档案工作的校领导，应将学生档案管理工作纳入重要议事日程，定期研究、检查学生档案工作，为学生档案管理创造良好的工作环境和条件。
第五条 本办法适用于学校全日制普通在校生的档案管理。
第二章 学生档案的内容
第六条 学校学生档案包括以下材料：
（一）普通本专科生：
1.高考招生录取材料：包括高中阶段学籍材料（含高中毕业生登记表、学年鉴定表、高考报名登记表、高考体检表、高考成绩单、高考志愿表等）；
2.学籍材料：教务处提供的升级、留级、休学、退学、复学、转学、转专业、出国、死亡等材料证明；
3.入学材料：录取通知书、学生登记表；入团志愿书；入党申请书、志愿书，自传、入党积极分子考察表、政审材料、思想汇报、预备党员转正申请书及党团组织建设上形成的其他材料；参加民主党派的申请书、登记表等材料；
4.毕业生材料：高等学校毕业生登记表、学习成绩单、学位证明、教师资格认定材料、毕业生就业通知书存根、诚信档案卡及其它可供组织参考有保存价值的材料；
5.奖惩材料：在校期间形成的校级及其以上奖励证明、处分文件；
6.学生变更姓名等个人信息材料；
7.可供组织参考的、具有保存价值的重要材料；
8.应当归档的其他材料。
（二）硕士研究生：
1.学习材料：
（1）高中阶段：高考招生录取材料包括高中阶段学籍材料（含高中毕业生登记表、学年鉴定表、高考报名登记表、高考体检表、高考成绩单、高考志愿表等）；
（2）大学阶段：高校毕业生登记表、大学成绩单等；
（3）硕士研究生阶段：硕士研究生录取材料、入学体检表、政审表、研究生登记表、毕业生登记表、学习成绩单、学位申请材料、硕士研究生学位证明、教师资格认定材料、硕士研究生毕业生就业通知书存根及其它可供组织参考有保存价值的材料。
2.党团组织材料：学生在校期间加入中国共产主义青年团以及加入中国共产党的有关材料，包括入团申请书、入团志愿书、入党申请书、入党积极分子考察表、外调材料、入党志愿书、转正申请书等；
3.考核及奖励材料：获校级以上表彰奖励登记表；
4.处分材料：学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等形成的各类处分材料；
5.学籍材料：研究生处提供的提前毕业、休学、退学、复学、转学、转专业、出国、死亡等证明材料；
6.学生变更姓名等个人信息材料；
7.应当归档的其他材料。
第三章 学生档案的收集
第七条 新生入学后，其档案材料（含网上招生的电子档案）由招生负责部门、各二级学院收齐后，按班级、学号顺序排好移交档案馆学生档案室归档。
第八条 每年6月底前按照有关规定，完成毕业生档案材料的收集、整理和汇总工作，并统一送交档案馆学生档案室归档整理。
第九条 送交归档材料前，各二级学院及相关部门必须按学院、专业、班级、学号分类汇总，以学生学号为序，在材料右上角用铅笔标明学号，并按学号顺序由小到大排列。
第十条 归档材料的交接工作，必须是各单位指派的学生档案工作人员负责，不能由学生代替，学生档案工作人员直接将档案材料送往档案馆学生档案室，经核对无误后，经办人必须履行相关交接手续。如归档材料不符合归档要求，档案接收部门有权退回，移交单位应当按档案管理规定重新整理并办理补交手续。
第十一条 档案材料必须完整、真实，文字清晰，对象明确，整理规范、排列有序，注明承办单位及时间。
第十二条 所有归档材料必须是有关手续办理完毕的最终材料。凡材料规定由组织审查盖章的，必须加盖公章；个人文字材料必须有本人签字。
第十三条 各类档案材料必须用碳素墨水或蓝黑墨水书写，不得涂改。
第十四条 各单位及相关部门形成的应归档的学生档案材料，于材料形成之日起五个工作日内送到档案馆学生档案室归档。
第四章 学生档案的管理
第十五条 学生档案管理工作必须严格按照相关档案法律法规和相关制度做好学生档案材料的接收、整理、分类和保管工作，确保学生档案的完整、准确、安全和有效利用。
第十六条 学生档案管理中严禁弄虚作假，严禁学生或其他个人私自携带、领取学生档案。
第十七条 档案馆对各二级学院、各单位、各部门移交的档案材料建立严格的登记制度，入馆的档案材料及时装入学生本人档案袋，避免错装、混装和漏装，严防档案材料丢失。
第十八条 学生档案袋须使用学校统一印制的档案专用袋。所有归档材料严格按照档案袋封面顺序整理，并在封面相应位置标注材料内容和份数。
第十九条 学生档案及归档材料移交必须当面点清、核查并签字确认，如出现错漏，责任由移交双方当事人负责。
第五章 学生档案的借阅
第二十条 各单位及相关部门因工作需要查阅、摘抄、复制学生档案中有关材料的，必须经过档案馆负责人批准和履行登记手续，并在学生档案室办公室进行查阅。
第二十一条 学生档案原则上不外借。如有特殊情况必须借出使用时，要由借阅单位开具借阅函，说明借阅理由，注明归还时间（借阅期限不超过一周），经档案馆负责人批准同意后方可借出。
第二十二条 任何学生不得查阅或借阅本人或他人档案。
第二十三条 查阅或借阅学生档案时，必须严格遵守保密制度，严禁丢失、损坏、涂改、圈划、批注、撤换、抽取和增添档案材料等情况。如出现上述情况，责任由借阅人负责。
第六章 学生档案的转递
第二十四条 学生毕业、转学、升学、退学、出国后，应凭毕业生就业通知书、转学审批表、升学录取通知书复印件、退学证明、调档函以及相关证明材料办理转出手续，学生档案室将档案及时转至新的主管单位。
第二十五条 学生档案转递应办理登记手续，填写“转递通知单”，通过EMS途径或其他学生档案专用途径转递档案，必要时可派专人送取档案。
第二十六条 档案接收单位到校调取学生档案必须持有公函，并由调取人签名。
第二十七条 根据毕业生的派遣情况，学生档案分别按以下情况转递：
（一）升学深造。根据毕业生升学调档函内提供的单位地址转递档案。
（二）正常派遣。根据毕业生就业通知书抬头单位转递到各就业主管部门（即按当地接收毕业生政策提供的地址转递）。
（三）结业、退学离校。结业、退学生的学生档案暂留学校。由其本人与学生档案室沟通档案去向，或凭调档函转递回生源地档案主管单位。
（四）出国留学。根据毕业生提供的具有档案接收权的单位调档函或人才中心调档函转递档案。
第二十八条 学生本人或其委托人原则上不准自带档案。如果因毕业就业等原因确需自带的，经档案馆负责人批准，档案材料严格密封，并由学生本人签收后自行携带。若在自行携带过程中出现档案遗失、私自开封等，后果由学生本人负责。
第二十九条 学生本人自档案转出后一个月，应及时到新的档案主管单位查询档案到达情况，以防丢失。
第七章 附 则
第三十条 本规定自公布之日起施行，由学校档案馆负责解释。原《广东技术师范学院学生档案管理规定》（广师院〔2014〕180号）同时废止。
